הדרך לשפר תהליכי AML בארגון היא לחזק חמש נקודות: זיהוי הלקוח, נהלים מעודכנים, הדרכות, ניטור עסקאות ותרבות ציות שמתחילה בהנהלה. כל אחת מהן נשענת על חוק איסור הלבנת הון, התש"ס-2000, ועל הצו החל על הארגון שלכם. הנה איך לעבוד על כל אחת מהן.
1. זיהוי לקוחות (KYC) שלא תלוי בזיכרון של הנציג
תהליך ידני פותח פתח לטעויות: שדה שנשכח, צילום תעודה לא קריא, הצהרת נהנה שלא נחתמה. מערכת שמחייבת למלא כל שדה ולא מאפשרת להתקדם בלי המסמכים הנדרשים סוגרת את רוב הפערים האלה.
מה כדאי לבדוק במערכת:
- שכל הפרטים שהצו דורש מוגדרים כשדות חובה.
- שהעתק המסמך המזהה נשמר באיכות קריאה.
- שהבדיקה מול רשימות ההכרזה על ארגוני טרור מתבצעת בפתיחה, ושוב כשהרשימות מתעדכנות.
- שתיק לקוח אפשר לשלוף במלואו בזמן סביר.
אוטומציה לא פוטרת מבדיקה. כדאי לבדוק מדגם תיקים באופן קבוע ולוודא שהמערכת עושה את מה שחושבים שהיא עושה. הרחבנו על התהליך במאמר על הכר את הלקוח אצל נותני אשראי.
2. נהלים שמתעדכנים כשהרגולציה משתנה
הצווים, ההנחיות והפרסומים של הרשות לאיסור הלבנת הון ומימון טרור ושל רשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון מתעדכנים מדי פעם. נוהל שנכתב לפני כמה שנים ולא נפתח מאז כמעט בטוח לא מעודכן.
כמה כללים פשוטים:
- הגדירו מי אחראי לעקוב אחרי שינויים ברגולציה.
- עדכנו את הנוהל בכל שינוי בחוק או בצו, ובכל השקה של מוצר או ערוץ חדש.
- קבעו בדיקה תקופתית של כל הנהלים, גם כשלא היה שינוי.
- רשמו בכל נוהל מתי עודכן ומי אישר אותו.
נוהל טוב מתאר מה העובד עושה, צעד אחרי צעד. אם הנוהל רק מצטט את הצו, העובדים יעבדו לפי מה שהם זוכרים.
3. הדרכות שמבוססות על המקרים שלכם
העובדים בקו הראשון הם אלה שפוגשים את הלקוח. הם צריכים לזהות מתי משהו לא מסתדר ולדעת למי להעביר את זה.
הדרכה שעובדת:
- משתמשת בדוגמאות מהפעילות של הארגון, לא רק בהגדרות מהחוק.
- מותאמת לתפקיד: נציג מכירות, נציג גבייה ומנהל צריכים דברים שונים.
- כוללת בדיקת הבנה קצרה בסוף.
- מתועדת: מי השתתף, מתי ומה הועבר.
מצגת שנתית אחת שכולם מעבירים ברקע לא מספיקה. עדיף מפגשים קצרים יותר, בתדירות גבוהה יותר.
4. ניטור עסקאות שמתאים לסיכון
מערכת ניטור טובה מסמנת פעילות חריגה לפני שהיא הופכת לבעיה. כדי שזה יעבוד, הכללים צריכים לנבוע מהערכת הסיכונים של הארגון, ולא מהגדרות ברירת המחדל של הספק.
כמה דפוסים שכדאי לנטר אצל נותן אשראי:
- פירעון מוקדם מכספים של צד שלישי.
- בקשה פתאומית להלוואה גדולה בהרבה מהרגיל אצל אותו לקוח.
- החלפה תכופה של פרטי חשבון או כתובת.
- תשלומים במזומן שחוזרים על עצמם ממש מתחת לתקרה שבחוק לצמצום השימוש במזומן.
כל התרעה צריכה טיפול מתועד: מי בדק, מה נמצא ומה הוחלט. גם החלטה לא לדווח צריכה נימוק. כשיש חשד, מגישים דיווח על פעולה בלתי רגילה לרשות לאיסור הלבנת הון ומימון טרור.
כלים מתקדמים, כולל כלים מבוססי למידת מכונה, יכולים לעזור לזהות דפוסים. הם לא מחליפים את שיקול הדעת של הממונה, וצריך להבין איך הם מגיעים להחלטה כדי להסביר אותה בביקורת.
5. תרבות ציות שמתחילה בהנהלה
כשההנהלה רואה בציות עניין טכני, העובדים מבינים שאפשר לקצר דרך. כשהמנכ"ל שואל בישיבות על ממצאים ועל דיווחים, כל הארגון מתיישר.
איך זה נראה:
- לממונה על איסור הלבנת הון יש גישה ישירה להנהלה ולדירקטוריון.
- ההנהלה מקבלת דוח תקופתי בכתב על מצב הציות.
- עובד שעצר עסקה בגלל חשד מקבל גיבוי, גם אם העסקה הייתה רווחית.
- כל מוצר חדש עובר בדיקת ציות לפני ההשקה.
איך יודעים אם השיפור עובד
שיפור שלא נמדד קשה להצדיק מול ההנהלה. כמה מדדים פנימיים פשוטים עוזרים לראות אם התהליכים משתפרים:
- כמה תיקים במדגם התקופתי היו מלאים ותקינים.
- כמה זמן לוקח לטפל בהתרעה, מרגע שהתקבלה ועד שנסגרה.
- כמה התרעות נסגרו בלי נימוק מתועד.
- כמה עובדים השלימו את ההדרכה בזמן.
- כמה ממצאים מביקורות קודמות עדיין פתוחים.
אין כאן יעד נכון אחד. המטרה היא לראות מגמה, ולזהות מוקדם תחום שמתדרדר. כשהמדדים האלה מופיעים בדוח התקופתי של הממונה, קל יותר לבקש משאבים ולהראות לרגולטור שהארגון עוקב אחרי עצמו.
בקרה פנימית ובדיקה חיצונית
גם תהליך טוב צריך עין שנייה. בקרה של קו שני, ובארגונים גדולים יותר גם ביקורת פנימית, בודקת שהנהלים מיושמים בפועל ולא רק כתובים. בדיקה של גורם חיצוני מדי פעם עוזרת לראות דברים שמי שנמצא בתוך הארגון כבר לא שם לב אליהם.
איפה להתחיל אם אין זמן לכל החמישה
אם המשאבים מוגבלים, התחילו מהערכת הסיכונים. היא תראה לכם איזה מהתחומים חלש יותר אצלכם, ואיפה שיפור יתרום הכי הרבה. אצל נותן אשראי קטן שעובד בעיקר בערוץ מקוון, למשל, זיהוי הלקוח והניטור יהיו כנראה בראש הרשימה. אצל ארגון עם סניפים וגבייה בשטח, ההדרכות והטיפול במזומן יקבלו משקל גדול יותר. פירטנו את השיטה במדריך להערכת סיכונים.
אחרי שבחרתם תחום, הגדירו יעד אחד לרבעון הקרוב, אחראי ודרך לבדוק שהיעד הושג. התקדמות קטנה ומתועדת שווה יותר מתוכנית גדולה שלא מתחילה. ברבעון הבא בוחרים את התחום הבא, וכך ממשיכים.
צ'קליסט קצר לשיפור תהליכי AML
- בדקו מדגם תיקי לקוחות מול דרישות הצו.
- ודאו שכל שדות החובה מוגדרים במערכת.
- רשמו מתי עודכן כל נוהל, ותקנו את מה שלא מעודכן.
- בנו תוכנית הדרכה לפי תפקידים, ותעדו אותה.
- השוו את כללי הניטור להערכת הסיכונים.
- בדקו שכל התרעה נסגרה עם נימוק.
- קבעו דיווח קבוע של הממונה להנהלה.
סיכום
שיפור תהליכי AML לא דורש מהפכה. הוא דורש לסגור פערים מוכרים, לתעד כל החלטה ולוודא שההנהלה מעורבת. אם תרצו לבדוק איפה הארגון שלכם עומד, אפשר לתאם ייעוץ ראשוני על ליווי ציות שוטף.
המידע במאמר כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי.
