ציות זה לא פרויקט חד-פעמי
אחרי הרישיון מתחילה העבודה האמיתית. כל לקוח חדש צריך זיהוי, כל פעולה חריגה צריכה בדיקה, כל דיווח צריך לצאת בזמן. במקביל הרגולטור מפרסם הנחיות, והמוצרים שלכם משתנים.
בגוף פיננסי קטן או בינוני, הרבה פעמים יש אדם אחד שמחזיק את כל זה. ייעוץ ציות שוטף נותן לו גב מקצועי, כדי שלא יעבוד לבד ושלא יפספס.
מה כולל הליווי
תכנית איסור הלבנת הון שעובדת
- עדכון הנהלים לפי חוק איסור הלבנת הון, התש"ס-2000, והצו שחל עליכם: הצו לנותני שירותי אשראי או הצו לנותני שירותים בנכס פיננסי.
- ליווי בהכרת לקוח: מה לבקש, מתי להעמיק, ומה עושים כשלקוח לא משתף פעולה.
- בדיקה מול רשימות מוכרזים וטיפול בהתאמות.
- הגדרת התראות ניטור, וליווי בבדיקה ובתיעוד שלהן.
דיווחים
- סיוע בהחלטה אם פעולה מחייבת דיווח על פעולה בלתי רגילה, ובניסוח דיווח ברור ומנומק.
- מעקב אחרי דיווחים לפי סכומים לרשות לאיסור הלבנת הון ומימון טרור, בהתאם לסכומים הקבועים בצו.
- לוח שנה של דיווחים תקופתיים לרשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון, ותזכורות לפני כל מועד.
ממשק מול הרגולטור
- הכנת מענה לפניות ולדרישות מידע של הרגולטור.
- ליווי בעדכונים שמחייבים הודעה, כמו שינוי בנושאי משרה או בפעילות.
- הכנה לביקורת של הרגולטור, אם מתוכננת.
ליווי שוטף של ממונה הציות
- פגישות עבודה קבועות לסקירת מקרים פתוחים.
- זמינות לשאלות בין הפגישות.
- הכנת דוח תקופתי של הממונה להנהלה ולדירקטוריון.
- עדכון על שינויים ברגולציה ומה הם אומרים עבורכם בפועל.
נושאים צרכניים ומזומן
- בדיקה שהחוזים, הגילוי ללקוח והתהליכים מתאימים לחוק אשראי הוגן.
- יישום ההגבלות של החוק לצמצום השימוש במזומן בתהליכי התפעול.
למי השירות מתאים
- חברות אשראי חוץ-בנקאי ונותני שירותים בנכס פיננסי שהשיגו רישיון ורוצים לשמור על תכנית ציות תקינה.
- גופים שבהם הממונה הוא גם מנהל תפעול או כספים, ואין לו זמן לעקוב אחרי כל עדכון.
- ממונים חדשים בתפקיד שצריכים ליווי בחודשים הראשונים.
- גופים שקיבלו ממצאים בביקורת וצריכים עזרה ביישום התיקונים.
- חברות פינטק שצומחות מהר והתהליכים שלהן משתנים כל רבעון.
איך התהליך עובד
- שיחת היכרות. מבינים את הפעילות, את המבנה ואת מה שכבר קיים.
- מיפוי מצב קיים. סקירה של הנהלים, הדיווחים האחרונים והמקרים הפתוחים. אם צריך, מתחילים מביקורת ציות מלאה.
- הגדרת היקף. מסכמים יחד מה בתוך הליווי, באיזו תדירות נפגשים ומי איש הקשר.
- תכנית עבודה שנתית. כל המועדים, הדיווחים, ההדרכות ועדכוני הנהלים של השנה במסמך אחד.
- עבודה שוטפת. פגישות קבועות, זמינות לשאלות, וטיפול במקרים כשהם קורים.
- סיכום תקופתי. דוח קצר להנהלה: מה נעשה, מה פתוח ומה צפוי ברגולציה.
מה מקבלים
- יועצת רגולציה שמכירה את הפעילות שלכם, לא מישהו שצריך להסביר לו מההתחלה בכל שיחה.
- נהלים מעודכנים, עם תיעוד של כל שינוי.
- לוח שנה של חובות ומועדים, ותזכורות לפניהם.
- מענה מנומק לשאלות על לקוחות ופעולות, בתיעוד שאפשר להציג בביקורת.
- דוחות תקופתיים מוכנים להנהלה ולדירקטוריון.
- גיבוי בכל פנייה של הרגולטור.
שאלות שמגיעות אלינו בשבוע רגיל
כדי להבין איך נראה הליווי בפועל, הנה כמה שאלות טיפוסיות:
-
לקוח עסקי מסרב לפרט מי בעלי המניות בחברה האם. האם אפשר להמשיך איתו?
-
לקוח ביקש להחזיר הלוואה בכמה העברות קטנות מחשבונות שונים. זה מחייב דיווח?
-
התקבלה התאמה חלקית מול רשימת מוכרזים. מה בודקים ואיך מתעדים?
-
אנחנו רוצים להשיק מוצר חדש בעוד חודשיים. מה צריך לעדכן בנהלים, ומה צריך להודיע לרגולטור?
-
הממונה יוצא לחופשה של שלושה שבועות. מי מחליף אותו ומה הוא צריך לדעת?
-
הגיע מכתב מהרגולטור עם בקשה למידע תוך זמן קצר. מאיפה מתחילים ומה כדאי לצרף?
על כל שאלה כזו תקבלו תשובה מנומקת, בכתב, כך שההחלטה מתועדת ואפשר להציג אותה בעתיד.
החודשים הראשונים
בתחילת הליווי אנחנו לא ממהרים לכתוב נהלים חדשים. קודם לומדים איך הגוף עובד. יושבים עם הממונה, עוברים על תיקים אמיתיים, ומבינים איפה נתקעים. בסוף התקופה הזו תקבלו רשימה קצרה של דברים לתקן, לפי סדר חשיבות. משם עוברים לקצב קבוע: פגישות עבודה, טיפול במקרים, ועדכונים כשמשהו משתנה. ככה הממונה מקבל עזרה כבר מהשבוע הראשון, ולא רק אחרי פרויקט ארוך.
כשהרגולציה משתנה
עדכון בצו, הנחיה חדשה של הרשות או שינוי בחוק לא אמורים להפתיע אתכם. כשיוצא עדכון רלוונטי, אנחנו מסבירים מה השתנה, אם זה נוגע לפעילות שלכם, ומה צריך לעשות ועד מתי. אם צריך לעדכן נוהל, נכין את הנוסח. אם צריך להדריך את הצוות, נתאם הדרכה.
מי מלווה אתכם
את הליווי מובילה אביה מור יוסף, מייסדת AMY, עם יותר משבע שנות ניסיון בציות וברגולציה פיננסית. AMY היא חברת ייעוץ ציות ורגולציה ולא משרד עורכי דין, ואינה נותנת ייעוץ משפטי. אנחנו עובדים מהמשרד בתל אביב ומרחוק, עם גופים בכל הארץ.
נדבר?
אם הממונה שלכם עובד לבד, או שהנהלים לא נפתחו מאז הרישוי, זה הזמן לשיחה. קבעו ייעוץ ראשוני ונבין יחד מה ההיקף שמתאים לכם. וינגייט 1, תל אביב, או מרחוק. טלפון: 052-699-8083.
