צו איסור הלבנת הון לנותני שירותי אשראי מחייב כל חברה שמחזיקה ברישיון למתן אשראי לזהות ולאמת את הלקוחות שלה, להכיר אותם ואת מקור הכספים, לעקוב אחרי הפעילות שלהם, לדווח לרשות לאיסור הלבנת הון ומימון טרור ולשמור תיעוד. הצו הוצא מכוח חוק איסור הלבנת הון, התש״ס-2000, והוא חלק מהפיקוח של רשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון. הנה החובות העיקריות ומה הן אומרות בפועל.
על מי חל הצו
הצו חל על נותני שירותי אשראי, כלומר על חברות שחייבות ברישיון למתן אשראי לפי חוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (שירותים פיננסיים מוסדרים), התשע״ו-2016. זה כולל:
- הלוואות חוץ-בנקאיות לאנשים פרטיים ולעסקים
- ניכיון שיקים, שטרי חוב ושוברי כרטיסי אשראי
- ליסינג מימוני ומימון רכישה
- מסגרות אשראי וערבויות
אם אתם בתחילת הדרך, כדאי לקרוא קודם את המדריך לרישיון למתן אשראי. הרשות בוחנת את ההיערכות לצו כבר בשלב הבקשה.
החובות העיקריות בצו
זיהוי מקבל השירות
לפני שנותנים אשראי, צריך לרשום את פרטי הזיהוי של הלקוח. הצו מפרט אילו פרטים נדרשים מיחיד ואילו מתאגיד. בתאגיד צריך לזהות גם את בעלי השליטה, הנהנים ומורשי החתימה. אם מישהו פועל בשם הלקוח, צריך לזהות גם אותו.
אימות הפרטים
את הפרטים שנאספו צריך לאמת מול מסמך זיהוי או בדרכים אחרות שהצו מתיר. יחיד מאמתים לרוב מול תעודה מזהה. תאגיד מאמתים מול מסמכי ההתאגדות ונסח עדכני מהרשם. הצו וההוראות שמכוחו קובעים גם מתי מותר לבצע זיהוי ואימות מרחוק, ובאילו תנאים. צריך לעבוד לפי הנוסח העדכני ולא לפי מה שהיה מקובל לפני כמה שנים.
הצהרת נהנה ובעל שליטה
הלקוח מצהיר אם הוא פועל בשביל עצמו או בשביל מישהו אחר, ומי בעלי השליטה בו. ההצהרה הזאת מאפשרת לדעת מי עומד באמת מאחורי הפעילות.
הכרת הלקוח
הליך הכרת הלקוח, KYC, הוא הלב של הצו. הוא כולל בירור של:
- העיסוק של הלקוח ומקור ההכנסה שלו
- מטרת האשראי
- מקור הכספים שישמשו להחזר האשראי
- סירוב קודם לתת לו שירות מסיבות שקשורות להלבנת הון או מימון טרור
היקף ההליך תלוי ברמת הסיכון של הלקוח וברף שהצו קובע. כתבנו בהרחבה על הכרת הלקוח אצל נותני אשראי.
בדיקה מול רשימות טרור
את פרטי הלקוח, הנהנים ובעלי השליטה צריך לבדוק מול רשימות ארגוני הטרור והפעילים שהוכרזו. הבדיקה נעשית בתחילת הקשר, וגם כשמתעדכנות הרשימות.
בקרה שוטפת ובקרה מוגברת
הכרת הלקוח לא נגמרת ביום שבו הוא חתם. צריך לעקוב אחרי הפעילות שלו לאורך זמן ולבדוק שהיא מתאימה למה שידוע עליו. הצו מחייב בקרה מוגברת בכמה מצבים, למשל:
- פעילות מול מדינות וטריטוריות שמפורטות בצו
- לקוח שהוא איש ציבור זר
- פעילות שיש בה סיכון גבוה להלבנת הון או מימון טרור
דיווח לרשות לאיסור הלבנת הון ומימון טרור
הצו מחייב שני סוגי דיווח. דיווח רגיל נעשה על פעולות שעומדות בתנאים שנקבעו בצו. דיווח על פעולה בלתי רגילה נעשה לפי שיקול דעת, כשפעילות של לקוח נראית חריגה לאור המידע שיש לכם עליו. פירטנו את התהליך במאמר על דיווח על פעולות בלתי רגילות.
שמירת מסמכים
צריך לשמור את מסמכי הזיהוי, את תיעוד הכרת הלקוח ואת פרטי הפעולות לתקופה שהצו קובע. התיעוד צריך להיות מסודר מספיק כדי שאפשר יהיה להציג אותו לרשות בלי לחפש בתיבות מייל. עדיף לשמור את כל החומר של כל לקוח במקום אחד: מסמכי הזיהוי, השאלון, ההצהרות, תוצאות הבדיקה מול הרשימות והחלטות האחראי. כך גם עובד חדש מבין מהר את התמונה, וגם בביקורת לא מבזבזים ימים על איסוף.
מדיניות, ניהול סיכונים ואחראי
הצו מחייב לקבוע מדיניות ולנהל את הסיכונים להלבנת הון ומימון טרור. הדין מחייב גם למנות אחראי על מילוי החובות. בפועל זה אומר:
- הערכת סיכונים כתובה שמתעדכנת כשמשהו משתנה
- מדיניות שאושרה בדירקטוריון
- נהלי עבודה שהעובדים מכירים
- אחראי שיש לו זמן, סמכות וגישה למידע
- הדרכות לעובדים
איך הופכים את הצו לתהליך עבודה
הצו מגדיר מה צריך לעשות. הוא לא אומר איך לבנות את זה בתוך החברה שלכם. כמה עקרונות שעובדים אצל נותני אשראי בגדלים שונים:
גישה מבוססת סיכון
לא כל לקוח דורש אותה רמת בדיקה. מגדירים קטגוריות סיכון לפי סוג הלקוח, סוג האשראי, הערוץ והקשר הגאוגרפי, ומתאימים את עומק הבדיקה לכל קטגוריה. כך משקיעים את הזמן בלקוחות שבאמת דורשים אותו, ולא מעכבים לקוחות פשוטים. הקטגוריות צריכות לצאת מתוך הערכת הסיכונים, ולא להיקבע לפי תחושה.
תיעוד ההחלטות, לא רק המסמכים
כשמחליטים לאשר לקוח בסיכון גבוה, לסרב ללקוח או לא לדווח על פעולה שנבדקה, כותבים בקצרה למה. בביקורת, הרשות שואלת בדיוק את השאלות האלה. תיעוד של שתי שורות בזמן אמת שווה יותר מהסבר ארוך שנכתב חודשים אחר כך.
ספקי זיהוי ומערכות ניטור
הרבה חברות עובדות עם ספקים חיצוניים לזיהוי מרחוק, לבדיקה מול רשימות ולניטור פעילות. זה לגיטימי, אבל האחריות נשארת אצלכם. צריך לבדוק שהספק עומד בדרישות הצו ובהוראות הרשות, להגדיר מה קורה כשהמערכת מתריעה, ולבדוק מדי פעם שההתראות באמת מטופלות.
תפקיד האחראי
האחראי על מילוי החובות מוביל את המערך, מייעץ להנהלה, מחליט על דיווחים ומוודא שהנהלים מיושמים. הרחבנו על כך במאמר על תפקיד האחראי על איסור הלבנת הון.
הדרכות שעובדים באמת זוכרים
הדרכה שנתית אחת במצגת לא מספיקה. עובדי החזית צריכים לדעת לזהות סימנים מהעבודה היומיומית שלהם: לקוח שמסרב לענות, שיק שנראה לא קשור לעסק, בקשה להעביר את כספי ההלוואה לצד שלישי. הדרכה קצרה עם דוגמאות מהחברה שלכם עובדת הרבה יותר טוב מהדרכה כללית.
איפה חברות נכשלות
בביקורות ובליווי שוטף אנחנו רואים את אותן נקודות חוזרות:
- שאלון הכרת לקוח שממולא כטופס. השדות מלאים, אבל אף אחד לא בדק אם התשובות הגיוניות.
- אין עדכון של פרטי לקוחות ותיקים. הלקוח הוכר לפני כמה שנים, ומאז העסק שלו השתנה לגמרי.
- בדיקה מול רשימות טרור רק בפתיחה. הרשימות מתעדכנות, והבדיקה צריכה להתעדכן איתן.
- דיווחים בלתי רגילים כמעט שלא נשלחים. בחברה פעילה זה סימן שהבקרה לא מזהה חריגות.
- אחראי ציות על הנייר. האחראי עסוק בתפקיד אחר ואין לו זמן לבצע את המשימה.
- הערכת סיכונים שלא עודכנה. נוסף מוצר, נוסף ערוץ דיגיטלי, והמסמך נשאר כמו שהיה.
מה המחיר של אי-עמידה בצו
הפרה של חובות הצו חושפת את החברה לעיצומים כספיים מנהליים לפי חוק איסור הלבנת הון, ובמקרים חמורים גם לאחריות פלילית. מעבר לסנקציה עצמה, ממצאים בביקורת פוגעים ביחסים עם הרשות, עלולים להשפיע על הרישיון ומקשים על העבודה מול בנקים ושותפים עסקיים. בנקים בודקים היום את מערך הציות של נותני אשראי לפני שהם פותחים חשבון או מעמידים מימון. לכן מערך ציות שעובד עוזר גם לעסק עצמו.
צ׳קליסט לעמידה בצו
- יש לכם מדיניות איסור הלבנת הון שאושרה בדירקטוריון.
- הערכת הסיכונים מעודכנת לכל המוצרים והערוצים.
- מינוי האחראי על מילוי החובות בתוקף, ויש לו משאבים מתאימים.
- תהליך הזיהוי והאימות מתאים לנוסח העדכני של הצו, כולל זיהוי מרחוק.
- הצהרת נהנה ובעל שליטה נאספת מכל לקוח.
- שאלון הכרת הלקוח נבדק בפועל ולא רק ממולא.
- בדיקה מול רשימות טרור נעשית גם בעדכון הרשימות.
- יש כללי בקרה שוטפת וכללי בקרה מוגברת לסיכון גבוה.
- יש תהליך פנימי מוגדר לדיווח רגיל ולדיווח על פעולה בלתי רגילה.
- המסמכים נשמרים לתקופה שהצו קובע וקל לשלוף אותם.
- העובדים עברו הדרכה, והיא מתועדת.
לסיכום
המטרה של הצו פשוטה: לדעת עם מי אתם עובדים, לזהות כשמשהו לא מסתדר ולדווח כשצריך. חברה שבנתה את התהליכים האלה בצורה פשוטה וברורה עומדת בביקורת ומגינה על עצמה ועל העסק. אם אתם רוצים לבדוק איפה אתם עומדים מול הצו, אפשר לקבוע ייעוץ ראשוני על ציות שוטף. נעבור על המדיניות, הנהלים והתיעוד, ונראה לכם בדיוק מה חסר ובאיזה סדר כדאי לטפל בו.
המידע במאמר כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי.
