דיווח על פעולות בלתי רגילות: מתי, איך ומה חשוב לדעת

דיווח על פעולה בלתי רגילה הוא דיווח שגוף פיננסי מעביר לרשות לאיסור הלבנת הון ומימון טרור, כשפעילות של לקוח, או ניסיון לבצע פעילות, נראית חריגה לאור מה שידוע עליו. הדיווח נעשה לפי שיקול דעת הגוף המדווח, והחובה קבועה בצווי איסור הלבנת הון שהוצאו מכוח חוק איסור הלבנת הון, התש״ס-2000. בשונה ממדינות רבות, בישראל לא צריך חשד מבוסס לעבירה כדי לדווח. מספיק שהפעילות לא מתיישבת עם פרופיל הלקוח.

למה הדיווח הזה כל כך חשוב

הרשות לאיסור הלבנת הון ומימון טרור היא היחידה הישראלית לאיסוף ולניתוח מידע פיננסי. היא מקבלת דיווחים מגופים פיננסיים רבים, מצליבה ביניהם ומעבירה מידע לגורמי אכיפה בהתאם לחוק. דיווח אחד שנראה לכם קטן יכול להשלים תמונה שהרשות כבר מתחילה לראות.

לגוף המדווח, הדיווח הוא גם כלי לניהול סיכונים. הוא מחייב לעצור, לבדוק את הלקוח ולהחליט אם להמשיך את הקשר ובאילו תנאים. הימנעות מדיווח במקרה שהיה צריך לדווח עליו חושפת את החברה לעיצומים ולסנקציות לפי החוק.

מתי מדווחים

הצו לא נותן רשימה סגורה. הוא מבקש מכם להפעיל שיקול דעת על בסיס ההיכרות עם הלקוח. השאלה המרכזית היא: האם הפעילות הזאת הגיונית ללקוח הזה, לפי מה שאנחנו יודעים עליו?

סימנים שמצדיקים בדיקה

אלה דוגמאות לסימנים שמעוררים בדרך כלל בדיקה. אף אחד מהם לא מחייב דיווח לבדו, אבל כל אחד מהם מחייב לעצור ולבדוק:

• פעילות שלא מתאימה לפרופיל. היקף, תדירות או סוג פעולות שלא מתיישבים עם העיסוק וההכנסה שהלקוח הצהיר עליהם.
• פיצול פעולות. סדרה של פעולות קטנות שנראות כאילו נועדו להישאר מתחת לרף דיווח או בדיקה.
• חוסר שיתוף פעולה. לקוח שמסרב למסור מידע, משנה גרסאות או מתעקש שלא לשאול שאלות.
• צד שלישי לא ברור. כספים שמגיעים או יוצאים לגורם שאין לו קשר מובן ללקוח או לעסקה.
• מקור כספים לא מוסבר. החזר מוקדם בסכום גדול מגורם לא מוכר, או כספים שמקורם לא תואם את מה שנמסר.
• קשר למדינות בסיכון. פעילות מול מדינות או טריטוריות שמפורטות בצו או שנחשבות בסיכון גבוה.
• מסמכים חשודים. מסמכי זיהוי או מסמכים עסקיים שנראים מזויפים, לא עקביים או לא עדכניים.
• שינוי פתאומי בדפוס. לקוח ותיק שהפעילות שלו משתנה בבת אחת, בלי הסבר עסקי.

דוגמאות מעולם האשראי החוץ-בנקאי

אצל נותני אשראי, הסימנים נראים לפעמים אחרת מאשר בבנק:

• לווה שמחזיר הלוואה מוקדם מאוד, מכספים של גורם שלא קשור אליו
• שיקים לניכיון ממושכים רבים שאין להם קשר עסקי ברור ללקוח
• בקשה לאשראי שהמטרה שלה לא מתאימה לעיסוק שהלקוח הצהיר עליו
• לקוח שמבקש להעביר את כספי ההלוואה לצד שלישי מיד עם קבלתם
• ערבים או בעלי שליטה שמתחלפים בתדירות גבוהה

אף אחת מהדוגמאות האלה לא מחייבת דיווח לבדה. כולן מחייבות שאלה פשוטה: האם יש לזה הסבר עסקי סביר?

גם ניסיון הוא סיבה לדווח

לקוח שניסה לבצע פעולה ונסוג כשביקשתם מסמכים, או פנייה שנדחתה בגלל חשד, יכולים להצדיק דיווח גם אם הפעולה לא בוצעה בפועל.

התהליך הפנימי: מההתראה ועד הדיווח

דיווח טוב מתחיל בתהליך פנימי שעובדים מכירים ושמתועד היטב.

1. זיהוי. עובד, מערכת ניטור או בקרה תקופתית מזהים פעילות חריגה.
2. העברה לאחראי. העובד מעביר את המידע לאחראי על מילוי החובות בערוץ מוגדר, בלי לעדכן את הלקוח.
3. בדיקה. האחראי בודק את תיק הלקוח, את שאלון הכרת הלקוח, את הצהרת הנהנה ואת היסטוריית הפעילות. אם צריך, הוא מבקש מידע נוסף מהלקוח בלי לחשוף את הסיבה.
4. החלטה. האחראי מחליט אם לדווח, ומתעד את השיקולים גם כשההחלטה היא שלא לדווח.
5. כתיבה והגשה. הדיווח נכתב ומוגש לרשות בערוצים ובפורמט שהיא קבעה, בהתאם לקבוע בצו.
6. המשך טיפול. בוחנים אם להעלות את רמת הסיכון של הלקוח, להגביר בקרה, לשנות תנאים או לסיים את הקשר.

איך כותבים דיווח שהרשות יכולה להשתמש בו

דיווח כללי מדי לא עוזר לאף אחד. הרשות צריכה להבין מהר מה ראיתם ולמה זה חריג. דיווח טוב עונה על שש שאלות:

• מי. מי הלקוח, מי הנהנה בפועל ומי עוד מעורב.
• מה. מה הפעילות ומה בדיוק בה נראה חריג.
• מתי. מתי היא התבצעה, ומה רצף האירועים.
• איפה. באיזה ערוץ, ומול אילו מדינות או חשבונות.
• איך. מה מסלול הכספים ואילו אמצעי תשלום היו מעורבים.
• למה. למה הפעילות לא מתיישבת עם מה שידוע לכם על הלקוח.

כדאי לכתוב בשפה פשוטה, בלי ראשי תיבות פנימיים ובלי הנחות שלא מבוססות על המידע. מלאו את כל השדות לפי המידע מתהליך הכרת הלקוח, וצרפו מסמכים רלוונטיים לפי ההנחיות.

טעויות ניסוח שכדאי להכיר

דיווח שנכתב בחופזה נראה לרוב אותו דבר: שורה אחת שמתארת סכום ותאריך, בלי הקשר. נסו לקרוא את הדיווח כאילו אתם אנליסט ברשות שלא מכיר את הלקוח. אם אחרי הקריאה לא ברור למה הפעילות חריגה, הדיווח עוד לא מוכן. עוד דבר: אל תכתבו מסקנות משפטיות כמו ״הלקוח מלבין הון״. תארו את העובדות ואת מה שלא מתיישב, והשאירו את הניתוח לרשות.

סודיות ותיעוד

אל תעדכנו את הלקוח

המידע על דיווחים לרשות נשמר בסודיות. אל תספרו ללקוח שדיווחתם עליו או שאתם שוקלים לדווח. גילוי כזה עלול לסכל את הבדיקה ולחשוף את החברה לסיכון משפטי, וגם בתוך החברה המידע צריך להיות מוגבל למי שצריך לדעת. כשמבקשים מהלקוח מידע נוסף, מנסחים את הבקשה כחלק מהליך הכרת הלקוח הרגיל.

תעדו כל החלטה

שמרו את תיעוד הבדיקה, ההחלטה והדיווח עצמו לתקופה שהצו קובע. תיעוד של החלטה שלא לדווח חשוב כמעט כמו תיעוד של דיווח. בביקורת, הרשות רוצה לראות שהתראות נבדקו ושההחלטות היו סבירות.

מה עושים עם הלקוח אחרי הדיווח

דיווח לא מחייב לסיים את הקשר עם הלקוח, וגם לא נותן היתר להמשיך כאילו כלום לא קרה. אחרי הדיווח מעדכנים את רמת הסיכון של הלקוח, ובוחנים אם להגביר את הבקרה על הפעילות שלו. אם הלקוח מבקש שירות נוסף, בודקים אותו לאור המידע החדש. אם הסימנים חוזרים, או שהלקוח לא משתף פעולה, ההנהלה והאחראי שוקלים יחד אם להמשיך את הקשר. כל החלטה כזאת מתועדת, עם הנימוקים.

טעויות נפוצות

• לחכות לוודאות. הדיווח הוא על פעילות בלתי רגילה, לא על הוכחה לעבירה.
• לדווח הכול ״ליתר ביטחון״. דיווחים רבים בלי ניתוח פוגעים באיכות ולא מגינים על החברה.
• דיווח בלי הסבר. תיאור של הפעולה בלי הסבר למה היא חריגה.
• אין ערוץ ברור לעובדים. עובדים שלא יודעים למי לפנות פשוט לא פונים.
• אין הדרכה. עובדים בחזית צריכים לזהות סימנים, וזה לא קורה בלי תרגול.

מי מקבל הדרכה

כל מי שבא במגע עם לקוחות או עם הפעילות שלהם: נציגי שירות, חתמים, אנשי גבייה ועובדי תפעול. כל אחד מהם רואה זווית אחרת של הלקוח, ולכן כל אחד יכול לזהות סימן אחר. הדרכה טובה כוללת דוגמאות מהמוצרים שלכם, הסבר על הערוץ הפנימי להעברת מידע ותזכורת לגבי הסודיות. כדאי לרענן אותה כשנכנס מוצר חדש או כשמשתנים הנהלים.

צ׳קליסט לתהליך דיווח תקין

1. יש נוהל כתוב לדיווח על פעולות בלתי רגילות.
2. העובדים יודעים לזהות סימנים ולמי להעביר מידע.
3. מערכת הניטור מותאמת לסיכונים של המוצרים שלכם.
4. כל התראה נבדקת ומתועדת, גם כשלא מדווחים.
5. האחראי על מילוי החובות מחליט על הדיווח ויש לו גישה למידע.
6. הדיווחים נכתבים לפי מבנה של מי, מה, מתי, איפה, איך ולמה.
7. נשמרת סודיות מלאה מול הלקוח.
8. אחרי כל דיווח בוחנים מחדש את רמת הסיכון של הלקוח.
9. התיעוד נשמר לתקופה שהצו קובע.

לסיכום

דיווח על פעולה בלתי רגילה הוא אחת החובות שדורשות הכי הרבה שיקול דעת. הוא מבוסס על היכרות טובה עם הלקוחות, על עובדים שיודעים לזהות סימנים ועל תהליך פנימי שמתועד מההתראה ועד ההחלטה. לפרטים על שאר החובות, קראו את המאמר על צו איסור הלבנת הון לנותני שירותי אשראי. אם אתם רוצים שהצוות שלכם ידע מתי ואיך לדווח, אפשר לקבוע ייעוץ ראשוני על הדרכות לצוות. נבנה יחד הדרכה שמתאימה ללקוחות ולמוצרים שלכם.

המידע במאמר כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי.