חלפן כספים חייב בזיהוי, בתיעוד פעולה, בדיווח רגיל מעל הסף ובדיווח בלתי רגיל כשהפעולה נחזית חריגה. העיצומים חלים על הגוף המורשה — לא על "העובד החדש במשמרת".
מה חלפן חייב בפועל
- זיהוי לקוח ומסמך (הכר את הלקוח).
- תיעוד המרה / העברה / ניכיון.
- דיווח רגיל לרשל"ה כשעוברים סף שנקבע בצו (יש לבדוק את הצו העדכני; לרוב פעולת מטבע מעל 50,000 ₪, וסף נמוך יותר מול מדינות בסיכון).
- דיווח בלתי רגיל כשיש דגל — כולל ניסיון לפעולה.
- שמירת מסמכים לשנים.
איפה נופלים בביקורת
פיצול. שלוש המרות של 18,000 ₪ באותו יום לא "מתחת לסף" אם הדפוס ברור. זה דיווח בלתי רגיל, ולעיתים גם כשל בדיווח רגיל מצטבר.
שליח. לקוח ששולח שליח בלי ייפוי כוח ובלי זיהוי הנהנה — דגל, לא קיצור תור.
נהלים באנגלית. מסמך ציות שמנהל לא קורא במשמרת שווה אפס בביקורת. הנוהל צריך להיות בעברית קצרה: מתי עוצרים, מתי מדווחים, מתי אסור לדבר עם הלקוח.
דיווח מתגונן. לדווח על כל המרה "כדי להיות מכוסים" מציף את הרשות ולא מחליף תיעוד שיקול דעת. הרשות לאיסור הלבנת הון מפרסמת במפורש שיש להימנע מכך.
איחור. דיווח בלתי רגיל מועבר בסמוך ככל האפשר לאחר הפעולה או רישומה. "נסגור בסוף השבוע" הוא עיכוב שצריך נימוק פנימי.
מה לבנות למשמרת
- רשימת דגלים של דלפק המרה — לא רשימת נכס וירטואלי.
- טופס קצר: מי, מסמך, סכום, מטבע, מקור כספים, האם שליח.
- עצירה כשיש דגל, לפני שהכסף יוצא.
- תיעוד החלטה לדווח או לגנוז.
- הדרכה לשני עובדים במשמרת, לא רק לקצין הציות.
א.מ.י לא כותבת מצגות קריפטו לחלפנים. אנחנו כותבים נוהל שעובד יכול לבצע במשמרת, ומחברים אותו לדיווח בלתי רגיל מובנה לרשל"ה.
